Mandantenaufnahme, Dokumentenanforderung, Terminkoordination — Anwaltskanzleien verlieren täglich wertvolle Stunden an Verwaltungsaufgaben, die nichts mit Rechtsberatung zu tun haben. ILDEKI automatisiert genau diese Abläufe.
Jede Stunde die in Koordination, Nachfragen und Verwaltung fließt, ist eine Stunde die nicht abrechenbar ist — und die Mandanten warten lässt.
Potenzielle Mandanten die eine dringende Rechtsfrage haben, wenden sich an mehrere Kanzleien gleichzeitig. Wer nicht innerhalb weniger Stunden antwortet, verliert das Mandat — oft an eine Kanzlei mit schnellerem Prozess, nicht besserer Beratung.
→ Geschwindigkeit der Erstantwort entscheidet über das MandatVollmachten, Erstfragebögen, Identifikationsnachweise — alles läuft per E-Mail hin und her, wird ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt und zurückgesendet. Ein Prozess der Tage dauert und beide Seiten nervt.
→ Erster Eindruck leidet, Kanzlei wirkt unmodernTerminvereinbarungen, Rückfragen zum Fallstatus, Erinnerungen an fehlende Unterlagen — das Sekretariat verbringt einen Großteil des Tages mit Aufgaben, die ein System automatisch erledigen könnte.
→ Bis zu 3 Stunden täglich für reine KoordinationsaufgabenMandanten reichen Unterlagen unvollständig, in falschen Formaten oder zu spät ein. Jedes fehlende Dokument bedeutet eine manuelle Nachfrage — und Verzögerung im Fall.
→ Fristrisiken durch fehlende Unterlagen und manuelle NachverfolgungIndividuelle Lösungen die sich in Ihre bestehenden Abläufe einfügen — ohne Einschränkungen bei der anwaltlichen Unabhängigkeit, ohne Systemwechsel.
Jede eingehende Anfrage — per Kontaktformular oder E-Mail — bekommt binnen 60 Sekunden eine professionelle Erstantwort mit nächsten Schritten und Terminbuchungslink. Auch abends und am Wochenende.
Neue Mandanten durchlaufen einen strukturierten digitalen Aufnahmeprozess — Erstfragebogen, Vollmacht per digitaler Signatur, Identifikationsnachweis. Alles vollständig und strukturiert, bevor das erste Gespräch stattfindet.
Mandanten buchen Erstgespräche und Folgetermine selbst über einen Link — mit automatischer Bestätigung, Erinnerung 24h vorher und Kalender-Synchronisation. Das Sekretariat wird vollständig entlastet.
Fehlende Unterlagen werden automatisch beim Mandanten angefordert — mit strukturierter Liste und freundlicher Erinnerung nach 3 und 7 Tagen. Kein manuelles Nachfassen mehr.
Mandanten erhalten automatische Updates zum Stand ihres Falles — reduziert Rückfragen, erhöht die Zufriedenheit und gibt Ihrem Team mehr Zeit für die eigentliche Rechtsarbeit.
Eingehende Anfragen werden automatisch nach Rechtsgebiet, Dringlichkeit und Mandantenstatus kategorisiert — so sehen Sie und Ihr Team sofort, was Priorität hat.
Montagmorgen, 8:30 Uhr. Drei Erstanfragen vom Wochenende liegen unbeantwortet im Posteingang — eine dringende arbeitsrechtliche Frage, eine Scheidungsanfrage, eine Erbschaftssache. Das Sekretariat koordiniert parallel vier Terminanfragen per Telefon. Zwei Mandanten rufen an und fragen nach dem Stand ihres Falls. Ohne ILDEKI: Der Montag ist halb vorbei, bevor die erste echte Rechtsarbeit beginnt. Zwei der drei Wochenendanfragen haben sich bereits anderweitig entschieden.
Eine Kanzlei mit Schwerpunkt Arbeitsrecht in Nürnberg, 2 Anwälte und 1 Sekretärin. Die Sekretärin verbrachte täglich 2–3 Stunden damit, Termine zu koordinieren, Erstanfragen zu beantworten und Mandanten an fehlende Unterlagen zu erinnern. Neue Mandanten warteten im Schnitt 4–5 Tage bis zur vollständigen Aufnahme.
ILDEKI automatisierte Erstantworten, Terminbuchung und Mandantenaufnahme. Neue Interessenten bekommen sofort eine Antwort mit Buchungslink. Nach der Buchung läuft das Onboarding automatisch — digitales Aufnahmeformular, Vollmacht via Skribble, Dokumenten-Checkliste. Die Sekretärin sieht erst dann den vollständigen Mandanten.
"Unsere Sekretärin kümmert sich jetzt um Dinge, die wirklich Aufmerksamkeit brauchen. Die Routine läuft von alleine. Neue Mandanten kommen vollständig vorbereitet zum Erstgespräch — das spart uns im Schnitt 20 Minuten pro Termin."
— Rechtsanwalt, Arbeitsrecht, Nürnberg
30 Minuten. Wir analysieren wo in Ihrer Kanzlei die meiste Verwaltungszeit verloren geht und wo Automatisierung sofort wirkt.
Wir entwickeln eine Lösung die zu Ihrer Kanzleistruktur, Ihren Rechtsgebieten und Ihren Mandanten passt.
Wir richten alles ein und übergeben mit persönlicher Einweisung für Sie und Ihr Sekretariat.
Das System läuft — mit direktem Ansprechpartner, laufender Optimierung, kein anonymes Ticket-System.
30 Minuten Strategiegespräch — kostenlos. Wir zeigen Ihnen konkret, welche Verwaltungsaufgaben in Ihrer Kanzlei automatisiert werden können.
Kostenloses Strategiegespräch →Oder direkt anrufen: +49 177 2709427